Ülkemizde, elektronik dönüşüm süreci kapsamında birçok alanda yenilikler ve gelişmeler tüm hızıyla devam ediyor.19 Ekim 2019 tarihinde resmî gazetede yayımlanan güncel tebliğde e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Bilet gibi uygulamaların yanı sıra e-Gider Pusulası, e-Sigorta Poliçesi, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Döviz Alım Satım Belgesi, e-Dekontgibi yeni uygulamalar da yer aldı.

Şu anda elektronik belge uygulamalarına kayıtlı olan mükelleflerin sayısı e-Fatura içinyaklaşık 130 bin, e-Arşiv Fatura için yaklaşık 55 bin, e-İrsaliye için ise 1200 mükellef civarında. Bu sayıların 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına zorunlu olarak geçecek mükellefler ile birlikte daha da artacağı muhakkak. İkinci bir artış da e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye uygulamalarına 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren zorunlu olarak geçecek mükelleflerle birlikte olacak.

Daha önce elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgeler ile ilgili yayımlanan tüm tebliğler bir araya getirilerek yayımlanan güncel tebliğde,elektronik vergi uygulamalarının kapsamı ve uygulamaların nasıl işleyeceği ile ilgili çok sayıda önemli bilgi yer alıyor.

Elektronik vergi uygulamalarının yükümlülük kapsamlarının günden güne genişletilmesi ve yeni uygulamalarla beraber, mükelleflerin bu uygulamalara adapte olma aşamasında dikkat etmeleri gereken önemli konular ortaya çıktı. Bunlardan en dikkat çekeni ise e-Fatura veya e-Arşiv Fatura uygulamalarına dahil olma zorunluluğu bulunmayan mükelleflerce, 1/1/2020 tarihinden itibaren aynı gün içerisinde aynı kişiye düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 5 Bin TL’yi) aşması halinde, söz konusu faturaların, “e-Arşiv Fatura” olarak Başkanlıkça sunulan e-Belge düzenleme portali üzerinden düzenlenecek olması zorunluluğudur.

E-Belge düzenleme portali GİB tarafından ücretsiz olarak tüm mükelleflere sunulmaktadır. Portali kullanmak için herhangi bir başvuru yapmaya veya mali mühür temin etmeye gerek bulunmamaktadır. GİB tarafından belirlenen tutarların altında kalan faturalar için de istenmesi halinde bu portal ücretsiz olarak kullanılabilir. E-Arşiv Fatura sistemine dahil olmayan mükellefler e-Belge düzenleme portaline interaktif vergi dairesi kullanıcı adı ve şifreleriyle giriş yapabilecekleri gibi bu portale bilgisayar, tablet ve cep telefonu gibi farklı cihazlardan erişebileceklerdir. Bu portalden düzenlenecek olan faturalar alıcısına e-posta veya SMS olarak elektronik ortamda iletilebileceği gibi, kâğıda basılıp mükellefin ıslak imzasıyla da alıcısına teslim edilebilecektir.

İşletmelerimizin bu dijital dönüşüme, kapsamlı e-uygulamalara hazırlık düzeyi farklılaşabilmektedir. E-defter veya e-fatura uygulamalarıyla sistemsel dönüşümü zaten başlatmış olan işletmeler takip eden e-arşiv, e-irsaliye gibi diğer uygulamalara daha kolaylıkla geçiş yapabilecek deneyime sahipler. Ancak, ilk defa uygulamaya dahil olacaklar açısından sistemsel hazırlık bir yana zihinsel hazırlıklar henüz yeterli seviyede değil. İşletmelerin sahip ve yöneticilerinden çalışanlarına, herkesin dijital dönüşümün kendi iş süreçlerine etkileri konusunda bilgilendirilmiş olmaları, elektronik uygulamaların gerektirdiği yeni süreçlerin ve bunlarla ilgili sorumlulukların net bir şekilde tanımlanması, donanım ve yazılım değişikliklerinin mutlaka gerçekleştirilmesi gerekir. Bunlar çoğunlukla tahmin edilenden daha fazla zaman alan işlerdir.

Elektronik uygulamalarının başarılı bir şekilde yaygınlaştırılmasında Gelir İdaresi’nin güçlü alt yapısı, ücretsiz portal desteği, rehberlerinin yanı sıra serbest muhasebeci ve mali müşavirlerin dijital dönüşüme yüksek adaptasyon düzeyi ve deneyiminin de çok önemli rolü söz konusudur. Ayrıca pek çok bilişim şirketi de bu alana yatırım yapmış, işletmelerin yükünü kolaylaştıracak uygulamaları hayata geçirmiştir. Ancak, vurgulamak da fayda var, dijital dönüşüm işletmelerin sahipleri, yöneticileri ve tümçalışanlarının benimsemesi, içselleştirmesi gereken bir konudur. Sadece, muhasebe ve vergi uzmanlarının, entegratörlerin, bilişim  uzmanlarının işi olarak görülmesi yanlış olur, çeşitli sorunların doğması önlenemez.